エクセルよりもBIが良い5つの理由


いざBIの導入を検討、という話になってBIについて調査を進めていると、

データを使い表やグラフを作成する、という点では、BIツールとエクセルは同じではないのか?

と感じることはありませんか?上手に関数を組み合わせマクロを組めばエクセルで事足りるのでは?と感じている人もいることでしょう。確かに使い方によってはそれでもできるかもしれません。しかし、利便性や機能の面において、BIツールの方が秀でている部分も存在します。そもそもエクセルは表計算ツールであり、ビジネルインテリジェンスのツールとは目的もできることも違います。ここでは、エクセルよりもBIの方が良い5つの理由をご紹介していきます。

1. データ予測のしやすさ


データ予測を行う目的でビジネスインテリジェンスツールを導入するなら、同様の分析をエクセルで行うのは難しいでしょう。なぜなら、BIツールではさまざまなデータを組みあわせて予測を立てるのに対し、エクセルはあくまでも表をベースとしてチャートを作成することになり、可視化に特化しているからです。関数を組みあわせてマクロを組んだとしても、日々更新されるデータを自動で読み込み予測を立てる部分までを実装するのは容易ではありません。データ予測のツール導入を検討しているなら、BIツールの方が適しているといえるでしょう。

 

2. 他部署からのデータのインポートが不要


エクセルで分析を行うためには、通常はデータをcsvなどからインポートをします。そのため、必要となるデータを他部署から入手する必要があるのです。企業によってはデータ取得専門チームなどがあったり、あるいはデータの内容に応じて各部署に出力をお願いする場合もあるかと思います。これは部署間の関係にも影響するので、大変手間がかかり、また依頼しにくい内容です。しかし、BIツールであれば、種類の異なるDBとの接続インターフェースがすでに用意されているため、データの集約が容易に行えます。エクセルと比べたときの大きなメリットがここにあるといえるでしょう。また、BIツールの場合、処理の時間の大部分はデータ取得によるものであり、ビッグデータであったとしても、適切なデータベースを利用していれば、迅速に処理及び表示が可能です。エクセルではデータが大規模になればなるほど、処理に時間がかかり、グラフを表示するまでにストレスを感じてしまうことでしょう。

3.モバイル端末からの閲覧が容易に可能


エクセルでは、スマートフォンやタブレット端末でのチャートの可視化は困難です。もし出来たとしても、非常に操作性が悪いです。しかしBIツールであれば、スマートフォンを前提にした提供形態を取っているサービスも多いため、このようなサービスであれば効率的に閲覧が可能です。また、即座にチームメンバーへの情報共有も可能なため、意思決定までに必要となる時間を大きく削減することが可能といえるでしょう。同様の内容をエクセルで実現しようとすると、煩雑なオペレーションが発生してしまうことでしょう。今後働き方がますます様々となる中、ビジネスデータをエクセルでチームに共有されても、スマートフォンで閲覧という風にはいかないでしょう(働き方改革についてはこちら)。

 

4.自動更新されるチャート


BIツールでは、基本的にチャートを更新する際、データの再取得はツール側で行われます。それに対してエクセルの場合には、上の「2. 他部署からのデータのインポートが不要」でみたように、新たにデータをインポートし、そこから表を作成し、チャート化する必要があります。例えて言えば、「データの取得の設定をするのがBIで、データそのものを扱うのがエクセル」というイメージです。BIツールであれば、「今月のグラフ」というような表示形式で自動でどんどん更新されていきます。管理者にとっても閲覧者にとっても難しいオペレーションが発生しないことが嬉しいポイントとなるでしょう。

定期的な振り返り

 

5.管理者以外でも簡単に可視化可能


エクセルの場合には、データベースから直接データを取得しようとすると、特殊なプログラミングが必要となります。プログラミングをせず、csvなどのインポートによる可視化を行っている場合には、エクセルファイルが大量に出来上がってしまい、どのデータが最新で正しいデータなのかを見極めるのも困難となってしまう場合もあります。しかし、セルフサービスBIであれば、適切にユーザー権限を設定することで、データベースの安定運用と情報セキュリティを担保しながら、同時に誰でも可視化が容易に可能となります。チーム共有が前提となっているBIツールが多いため、同じデータを全員が閲覧できるメリットがあります。エクセルで起こりがちな、データのカオス化を防げることでしょう。

 

6.最後に


エクセルよりもBIツールが良い理由は、管理がしやすいこと、データの集約が容易だということ、チーム共有機能が充実していることなどが上げられます。「組織での意思決定の質とスピードの向上を前提としているBIツール」と、「個人での意思決定を前提としているエクセル」のようなイメージです。企業はグローバル化し、働き方や個人の価値観も多様化してゆく中、個人よりも、組織の集合体として意思決定を行っていくべきです。従前からもそれは可能でしたが、紙をベースに週一で打ち合わせを行うのではなく、リアルタイムでオンラインで議論を行う事が可能になるのです。BIツールの導入には、当然ですが費用が発生します。しかしながら費用対効果で鑑みれば、安価な投資ということが出来るでしょう。


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