BIとEXCEL、5つの違い


普段、弊社がAnalyticaのご説明をさせて頂く中で、「BIとEXCELは何が違うのか?」というご質問を頂くことがあります。


そこで、今回は、BIとEXCELの違いを、説明したいと思います。

 

1. データベースからのデータ取得が前提のBIと、csvのインポートが前提のEXCEL


EXCELで業務データを用いてレポートを作成、ということを多くの皆様がされているかと思います。この際、元となるデータは、IT部、データ分析チームがある場合にはデータ分析チームに依頼し、csv形式などで貰う、というのが一般的ではないでしょうか?

これに対してBIでは、直接データベースに対して検索を行います。他部署にお願いをする、という事が不要になります。つまり業務部門のユーザーが分析のために必要なデータをより自発的に収集することが可能になるのです。

一方で、BIの場合はデータベースに対して業務部門のユーザーが直接アクセスをすることになるので、アクセス可能なデータベースを制限するなど、適切な権限設定が必要になります。

 

2. ある1時点でのデータがもとになるEXCELと、最新の情報を表示するBI


EXCELでは、データ、加工結果、チャートそのものを保存しますよね。これに対して、BIでは、データベースからの検索・取得方法、加工方法、チャートの表示方法を保存します。その「方法」に対して、最新の情報を適用する事が可能です。なので、「前日の指標」などのように、日々変わるデータであっても毎回作業をする必要はなく、一度設定してしまえば、作業そのものが無くなります。データそのものの保存よりも、「その方法を保存する」という表現が適切でしょう。

 

BIでの分析結果を会議で。

 

3. チームでの活用が前提のBIと、より個人向けであるEXCEL


エクセルで作成したデータやチャートなどを共有するのは、メールそのものに添付するか、あるいは社内の共有ドライブにおいて、メールなどで周知するなど、といったことになるかと思います。それに対してBIは、ブラウザでログインすると、瞬時にチャートを閲覧することが出来、よりチームでの経営状況の共有、ということに重点が置かれているのがポイントです。

 

4. データ数が大量でも対応可能なBI


EXCELとBIでは、取扱い可能な行数に違いがあります。EXCEL2003までは、行数は65,536行まで、EXCEL2007で大幅に増えて、1,048,576行まで、となっています。一方BIでは、データベースの制限まで、取扱いが可能なため、大量のデータを扱うことが可能となります。データベースには、104万行をゆうに超えるデータが保存されていることも珍しくありません。昨今のビッグデータ等が良い例でしょう。

 

5. チャート数が大量でも、瞬時にプロセス可能なBI


1つのチャートに対してデータの取得・加工・チャート設定が必要なため、例えば20個のチャートを最新の状態に更新しようとすると、EXCELでは相応に時間が掛かるでしょう。vlookupやピボット変換などしていればなおさらです。これに対してBIであれば、瞬時にそれら全てのチャートを最新の状態に更新することが可能です。

 

6. どう使い分けるか?



これまで特徴の違いを見てきましたが、重要なことは、どのような場合にどちらを使うのが適切か、かと思います。それぞれに良さがあるため、その効果を最大化するためには適切な場合に使うことが重要になってきます。ご自身の環境に応じて、どちらが良いか、以下にまとめてみましたので、是非参考にしてみて下さい。

<BIを導入した方がよいケース>
・経営のスピードを高めたい
・社員の皆様に、目標達成への達成意識を根付かせたい
・見るべき指標が多く、月一での振り返りであれば良いが、毎日或いは1日に何度も、となると業務的な負担が大きい
・データ数が多い
・分析の対象が複数のデータソースにまたがって存在している。

<EXCELで良いケース>
・見るべき指標が少なく、また振り返りの頻度が低い
・チームでの共有は不要。自分だけで閉じられた分析である。
・データベースへのアクセスが許可されていない。
・データ数が少ない。
・分析が単純である。

46149119_s

7. 最後に


BIとEXCELでは、データを取り扱う、という目的では似通っていますが、その使い方は、随分違います。ビジネスの環境に応じて、使い分けがとても重要ですね。ご不明点あれば、いつでも右下のチャットウィンドウで話しかけて下さいね。


COMMENTS